Am 10. Juni 2025 endete offiziell die fünfjährige Übergangsfrist vom Übergang von Papierbüchern zur Beschäftigung zum Register der Versicherten. Das Ministerium für Sozialpolitik markierte das Datum – erklärte aber nicht, was sich praktisch tatsächlich geändert hat.

Was ist wirklich passiert

Elektronische Arbeitsbücher funktionieren in der Ukraine seit dem 10. Juni 2021. Seitdem sind Arbeitgeber verpflichtet, Daten über Einstellung und Entlassung direkt in das Register der Versicherten des Rentenfonds einzutragen. Die Übergangsfrist betraf etwas anderes: die Eingabe des bis 2021 angesammelten Berufserfahrung aus Papierdokumenten.

Berufserfahrung, die nach 2004 erworben wurde, ist bereits im Register festgehalten – durch monatliche Berichte der Arbeitgeber. Das Problem liegt bei Aufzeichnungen vor 2004: Diese existieren nur auf Papier, und ihre Bestätigung hängt von der physischen Erhaltung des Buches ab.

Nicht digitalisiert – nicht verloren, aber kompliziert

Der Ukrainische Rentenfonds betont offiziell: Das Fehlen eines digitalisierten Arbeitsbuches hebt die Berufserfahrung nicht auf. Das Papierdokument bleibt eine rechtliche Grundlage für seine Bestätigung. In der Praxis bedeutet dies jedoch Warteschlangen, manuelle Überprüfung und potenzielle Rechtsstreitigkeiten.

«Solange die Frist nicht verstrichen ist und wie territorial Abteilungen des Rentenfonds tatsächlich handeln werden – ist unbekannt»

Juristin Olena Voronkowa, Fokus

Bereits ab März 2025 erreichte die Warteschlange für die Bearbeitung eingereicherter Scan-Kopien in einigen Abteilungen zwei Monate. Nach Beendigung der Übergangsfrist wird die Belastung wahrscheinlich steigen – durch diejenigen, die das Verfahren bis zuletzt aufgeschoben haben.

Wer ist gefährdet

• Diejenigen, die vor 2004 arbeiteten und das Buch nicht digitalisiert haben: Sie müssen die Berufserfahrung manuell mit Papierdokumenten bestätigen.
• Rentner, die nach 2021 weiterarbeiteten: Die Digitalisierung ist für sie entscheidend, da Daten aus zwei Perioden in verschiedenen Systemen gespeichert werden.
• Ukrainer im Ausland: Dokumente können über das Webportal des Rentenfonds eingereicht werden, aber nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
• Diejenigen, deren Arbeitgeber bereits liquidiert wurden: Die Wiederherstellung von Aufzeichnungen ohne Archivbescheinigungen wird deutlich schwieriger – und dies ist bereits Gegenstand von Klagen.

Was sich ändern wird

In der Werchowna Rada ist ein Gesetzentwurf zur Verlängerung der Digitalisierungsfrist für die Dauer des Kriegszustandes und drei Jahre nach dessen Beendigung registriert. Bislang ist dies nur ein Vorschlag – das offizielle Datum wurde nicht geändert.

Nach vollständiger Digitalisierung erhält das elektronische Arbeitsbuch eine Vermutung der Authentizität: Im Falle von Rechtsstreitigkeiten hat es Vorrang vor dem Papierdokument. Der Arbeitgeber ist nicht mehr verpflichtet, das Papieroriginal aufzubewahren – es wird dem Arbeitnehmer unterschrieben zurückgegeben.

Wenn der Gesetzentwurf zur Fristverlängerung bis Ende 2025 nicht angenommen wird und die Anzahl der Anfragen beim Rentenfonds steigt – wird das System in der Lage sein, sie ohne neue Warteschlangen und technische Ausfälle zu verarbeiten, die bereits gemeldet wurden?