À partir du 10 juin 2025, la période de transition quinquennale du passage des livrets de travail papier au Registre des personnes assurées s'est officiellement terminée. Le ministère de la politique sociale a enregistré la date — mais n'a pas expliqué ce qui a véritablement changé dans la pratique.

Ce qui s'est réellement produit

Les livrets de travail électroniques ont commencé à fonctionner en Ukraine depuis le 10 juin 2021. À partir de ce moment, les employeurs sont tenus d'enregistrer les données d'embauche et de licenciement directement dans le Registre des personnes assurées du Fonds de pension. La période de transition concernait autre chose : l'enregistrement de l'ancienneté accumulée avant 2021 à partir des documents papier.

L'ancienneté acquise après 2004 est déjà enregistrée dans le registre — via les rapports mensuels des employeurs. Le problème concerne les enregistrements antérieurs à 2004 : ils n'existent que sur papier, et leur confirmation dépend de la conservation physique du livret.

N'as pas numérisé — tu n'as pas perdu, mais tu as compliqué

Le Fonds de pension d'Ukraine insiste officiellement : l'absence de livret de travail numérisé n'annule pas l'ancienneté. Le document papier reste un fondement légal pour sa confirmation. Cependant, en pratique, cela signifie des files d'attente, des vérifications manuelles et des litiges potentiels.

« Tant que le délai n'a pas expiré et comment les succursales territoriales du Fonds de pension agiront réellement — c'est inconnu »

avocate Elena Voronkova, Focus

Dès mars 2025, la file d'attente pour traiter les copies numérisées soumises dans certaines succursales atteignait deux mois. Après la fin de la période de transition, la charge de travail augmentera probablement — en raison de ceux qui ont reporté la procédure jusqu'à la dernière minute.

Qui est à risque

• Ceux qui ont travaillé avant 2004 et n'ont pas numérisé leur livret : il faudra confirmer l'ancienneté manuellement par des documents papier.
• Les retraités qui ont continué à travailler après 2021 : la numérisation est d'une importance critique pour eux, car les données des deux périodes sont conservées dans des systèmes différents.
• Les Ukrainiens à l'étranger : il est possible de soumettre les documents à distance via le portail web du Fonds de pension, mais seulement avec une signature électronique qualifiée.
• Ceux dont les employeurs sont déjà liquidés : restaurer les enregistrements sans certificats d'archives sera beaucoup plus difficile — et c'est déjà maintenant l'objet de procès.

Ce qui changera ensuite

À la Rada suprême, un projet de loi a été enregistré pour prolonger le délai de numérisation pendant la période de loi martiale et trois ans après son achèvement. Pour l'instant, ce n'est qu'une proposition — la date officielle n'a pas changé.

Après l'achèvement complet de la numérisation, le livret de travail électronique recevra une présomption de fiabilité : en cas de litiges juridiques, il aura la priorité sur le document papier. L'employeur n'est plus tenu de conserver l'original papier — il est remis au salarié sous signature.

Si le projet de loi sur la prolongation des délais n'est pas adopté avant la fin de 2025, et que le nombre de demandes auprès du Fonds de pension augmente — le système pourra-t-il gérer le traitement sans nouvelles files d'attente et sans les défaillances techniques déjà enregistrées ?